Статья про номенклатуру дел

Нужно ли регистрировать журналы по инструктажам и другие заведенные журналы касающиеся ОТ? Или достаточно вести свою книгу учёта, где можно регистрировать все заведенные книги по ОТ?

☝️ Законодательно такое требование никак не регулируется. Работодатель сам решает как ему вести охранотрудный документооборот. Но если же такую форму учета закрепили в локальном нормативном акте, то журнал учета журналов на столе придется не только заводить, но и вести учет в ней должным образом. А это дополнительный процесс и нагрузка.
И это совсем не значит, что систематизация потоку документов в охране труда не требуется.

Для систематизации документом можно использовать различные инструменты:
- номенклатура дел
- автоматизация

Что из себя представляет номенклатура дел?
На сегодняшний день ее ведение не является строго обязательным в коммерческих организациях. Создается она для того чтобы все «разложить по полочкам» , систематизировать и знать где найти.

Какие задачи решает номенклатура дел?
Учитывает все документы, группирует их, обеспечивает быстрый поиск документов и помогает хранить документы в соответствии со сроками.
Номенклатура дел, как правило составляется в конце года за отчетный период.

Для того чтобы ввести номенклатуру дел в охране труда можно:

Обратится к Приказу Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения". И заглянуть в раздел 7.3 «Охрана труда» .Там кстати указаны и сроки хранения.
ИЛИ
Придумать свой удобный вариант номенклатуры.

Наводить порядок в папках нужно не только на полках, стряхивая пыль, но и при электронном хранении документации. И конечно же от того, насколько системно размещены документы, зависит СОТовая продуктивность. Согласитесь если название файла - это набор символов- быстро вы его не найдете. Но, безусловно, это привычнее и кажется надёжнее. А ещё дороже и дольше. И, как уже очень много лет бухгалтера не делают записи в свои бумажные книги, и уже давно перешагнули в прогрессивное будущее с электронной отчётностью, пора и нам последовать их примеру -> Автоматизация ?

Автоматизация – это не враг, а помощник СОТа !!!
С ее помощью значительно сокращается количество баз данных которые ведут СОТы, и в которых приходится работать одновременно. А вам ли не знать, что объем данных у СОТа не меньше, чем у бухгалтера!
Автоматизация уже за вас все систематизировала по нужным разделам, папкам и полкам. СОТу остается только нажать нужную кнопочку , потратить минимум времени на создание документа.

Правильно используя эти инструменты вы значительно освободите свой ресурс на реальную охрану труда. Ну вы поняли к чему мы Вас склоняем?